Phải biết lắng nghe trước khi đặt câu hỏi

Sách của tác giả John C. Maxwell thiên về nghệ thuật lãnh đạo, một số sách của ông đã được dịch ra tiếng Việt như “21 quy tắc không thể bác bỏ của nghệ thuật lãnh đạo”, “17 quy tắc bất biến của làm việc nhóm”, “Nhà lãnh đạo 360o”, “Tài năng không bao giờ là đủ”… và được các nhà lãnh đạo, nhà quản lý khen ngợi bởi giá trị thực tiễn của nó.

Trong số đó, cuốn “Lãnh đạo giỏi, hỏi câu hỏi hay” có tính ứng dụng cao bởi những vấn đề được dẫn dụ bằng những câu chuyện nhỏ lẻ nhưng tựu trung là nêu bật vai trò quan trọng trong việc đặt câu hỏi đúng người, đúng thời điểm sẽ đem lại sức mạnh vì câu trả lời có thể giúp đem lại thành công cho bản thân. Thomas J. Watson từng nói: “Nếu đặt đúng câu hỏi, bạn đã đi được quá nửa chặng đường để tìm kiếm câu trả lời”. Như vậy, câu hỏi chính là chìa khóa để mở ra những cánh cửa đang đóng chặt. Nói rộng ra, sau những cánh cửa đóng chặt đó sẽ là biết bao kinh nghiệm, cơ hội để khai phá mà câu hỏi chính là chìa khóa mở cửa. Có thể xem việc hỏi là một dạng phương tiện hiệu quả để kết nối mọi người và giúp nhà lãnh đạo tìm ra những giải pháp khi gặp khó khăn để thúc đẩy tập thể đi lên.

Mặt hàng sản phẩm mới luôn phát sinh nhiều yêu cầu về chủng loại, kích cỡ, màu sắc, thông số kỹ thuật… từ các khách hàng có yêu cầu đòi hỏi tính chính xác cao khiến cho nhân viên tiếp nhận đôi khi trở nên lúng túng trong xử lý hàng mẫu với bộ phận sản xuất, là một người quản lý tôi thường cố gắng nắm bắt nhanh vấn đề nhưng không quên hỏi nhân viên là: “Anh/chị nghĩ gì? Hướng giải quyết ra sao?” trước khi đưa ra quyết định phù hợp nhất. Với tôi thì thông tin, số liệu rất quan trọng bởi chúng cho biết đã thực hiện thế nào và hiệu quả ra sao, đã làm tốt ở khâu nào và chưa hoàn chỉnh ở công đoạn nào để kịp thời điều chỉnh. Và để có các con số đảm bảo sự thành công cho cả nhóm thì việc đặt câu hỏi để động viên mọi người là rất cần thiết, vì đó là sự kết nối các thành viên nhanh nhất. Ví như: “Anh/chị làm rất tốt nhưng tôi muốn được nghe các con số trong báo cáo này có thật sự đã đầy đủ thông tin cho việc phân tích để chọn hướng đi phù hợp hay không?”. “Thật vui khi được làm việc với anh/chị bởi năng lực tìm kiếm nguồn hàng như hiện nay là rất tốt”. 

Điều duy nhất ngăn cản sự năng động là làm việc trong một môi trường thiếu sự trao đổi, không khuyến khích đặt câu hỏi và thiếu sự lắng nghe trước những câu trả lời thành thực. Sự tự phụ, kiêu ngạo của lãnh đạo có thể gây ra nhiều “vấn đề” vì thường không có những câu hỏi thúc đẩy ý thức của nhân viên mà ngược lại nó lại đánh mất đi sự sáng tạo, thái độ cống hiến cho tổ chức bởi câu trả lời của họ hay bị coi thường và đánh giá thấp. Khi làm việc nhóm cần phải xác định năng lực từng thành viên để xem xét thế mạnh mỗi người mà phân công công việc hợp lý. Không ai giống nhau về nhận thức  cũng không ai hoàn toàn yếu kém và trách nhiệm của nhà lãnh đạo là tìm ra những lỗ hổng rủi ro để giúp các thành viên tự xác định lại năng lực của họ mà phấn đấu. Nhà lãnh đạo phải suy nghĩ về những câu hỏi cho chính mình là làm thế nào để tạo sự gắn kết và giúp toàn nhóm cùng đạt mục tiêu. Đôi lúc nhân viên không hoàn thành công việc đã giao như kỳ vọng ban đầu khiến nhà lãnh đạo thốt ra lời nói nặng nhẹ làm cho nhân viên ấy mất hứng thú bởi cho rằng họ bị coi thường. Hay nhất là nên có những câu hỏi đại loại như: “Kết quả của anh/chị quả thật không làm tôi hài lòng, vậy nguyên nhân do đâu và có cần giúp đỡ gì về nghiệp vụ không?”.“Lần này anh/chị không làm tốt nhưng tôi tin với khả năng sẵn có anh/chị sẽ làm tốt hơn trong lần sau”. “Cần chú ý hơn trong lúc thương lượng thì anh/chị mới có được kết quả khả quan và đó là sự tự hào của cả nhóm”.v.v.

“Lãnh đạo giỏi, hỏi câu hỏi hay” của John C. Maxwell quả là một cuốn sách đáng đọc.

Thanh Đào