Điều kiện cần và đủ khi xây dựng hệ thống ERP

Như lịch hẹn, đoàn Nữ Doanh nhân thành phố Hồ Chí Minh (gọi tắt là Hawee) với gần 30 thành viên trong đoàn đã có mặt đông đủ tại công ty New Toyo vào một sáng tháng 5 đẹp trời, chuẩn bị khởi sự cho buổi “Giao lưu và chia sẻ áp dụng ERP thành công trong doanh nghiệp” cùng với chương trình tham quan nhà xưởng và dùng cơm trưa tại nhà ăn công ty New Toyo (Việt Nam). 

Tuy là một doanh nghiệp FDI vốn 100% của Singapore nhưng lý do gì khiến New Toyo (Việt Nam) lại đi chọn một nhà cung cấp thiết kế phần mềm giải pháp doanh nghiệp Toàn Cầu (GESO) bản địa? Điều gì dẫn đến việc ra quyết định táo bạo dám chọn một nhà cung cấp dịch vụ phần mềm sinh sau đẻ muộn so với những nhà cung cấp phần mềm có tiếng tăm ở những nước phát triển lân cận như Singapore và Malaysia mà họ đều có bề dày kinh nghiệm và thành tích trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp ứng dụng phần mềm cho doanh nghiệp? 

Những thách thức phải thay đổi từ nhận thức cho đến thái độ và hành vi của mỗi con người trong tổ chức đôi khi đụng chạm đến những quyền lợi mang tính cá nhân hoặc lợi ích nhóm mà chỉ khi đưa hệ thống vào vận hành thì những xung đột đến lợi ích công ty mới được bật ra, lúc đó với vai trò lãnh đạo sẽ xử trí những tình huống đó như thế nào? Khi áp dụng hệ thống thì cả phía doanh nghiệp lẫn người lao động sẽ được gì và mất gì?

Thông thường, tâm lý con người hay “tốt khoe xấu che” hay nói cách khác không “vạch áo cho người khác xem lưng” nhưng tôi lại chọn điều ngược lại so với số đông – chia sẻ những thất bại của mình đã vấp phải khi xây dựng hệ thống. 

Bất cứ khi làm một điều gì đó, chúng ta cần xác định và trả lời được 5W (What, Why, Where, When, Who) + 1 H (How).

Chúng ta muốn gì ở hệ thống này? Tại sao chúng ta muốn có sự thay đổi từ cách làm thủ công (bảng tính excel – MS) sang việc tin học hóa bằng những ứng dụng giải pháp phần mềm được thiết kế theo nhu cầu và tính đặt thù ngành nghề của doanh nghiệp? Thời điểm nào là phù hợp cho việc triển khai cũng như xác định các gói dịch vụ triển khai từng phần theo từng giai đoạn? Các gói dịch vụ đó nên triển khai theo thứ tự ưu tiên nào ở các bộ phận vốn dĩ có chức năng hoàn toàn khác nhau nhưng lại mang tính hỗ trợ và tương tác cao trong các hoạt động hằng ngày của chuỗi cung ứng? Những hạt nhân trong ban dự án từ ủy viên cho đến người trưởng nhóm sẽ là những ai? Liệu họ có đủ khả năng và sự kiên trì để dẫn dắt người khác? Những rủi ro nào được lường trước (khả năng thích ứng kém, chểnh mãng trong phối hợp tiến độ) hoặc không được lường trước (cố ý trì hoãn, bỏ ngang công việc) mà cả phía doanh nghiệp lẫn nhà cung cấp giải pháp phần mềm phải đối diện để cứu vãn tình thế một khi tính khẩn cấp xảy đến? Đó là một loạt những câu hỏi cần suy nghĩ và suy tính thấu đáo kể cả khi đã bắt tay vào xây dựng hệ thống.

Một khi đã tính đến chuyện xây dựng hệ thống, bản thân người lãnh đạo phải có tính cam kết cao trong việc sẵn sàng hỗ trợ các nguồn lực để khi cần tạo bệ phóng cho người trưởng nhóm làm tốt vai trò dẫn dắt các nguồn lực bên dưới. Bản thân người trưởng nhóm cũng cần chứng tỏ được khả năng dẫn dắt thông qua giao tiếp và tương tác tốt với các Giám đốc chức năng để tất cả mọi người đều cảm thấy rằng được tôn trọng (không ai có thể giỏi phần chuyên môn của người khác) là điều tiên quyết. Khi triển khai dự án thành công thì ai cũng đều cảm thấy hãnh diện vì mình có phần đóng góp cho hệ thống này áp dụng thành công và vận hành theo chiều hướng cải tiến liên tục. Việc tuyên truyền giáo dục và khích lệ động viên cho những nỗ lực cố gắng từ những cá nhân để lan truyền cảm xúc tích cực (phấn chấn, hãnh diện, hạnh phúc, tự tin…) trong nội bộ cũng như xử lý những trường hợp tiêu cực bên trong cũng cần được quan tâm đúng mức và kịp thời. 

Một hệ thống ERP được gọi là thành công không thể thiếu vắng tính liên tục của chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Action) qua việc ghi nhận và xâu chuỗi các dữ liệu hoạt động hàng ngày của các bộ phận từ mua hàng, kiểm hàng, nhập kho, sản xuất, bán hàng và tài chánh nhằm mục đích phục vụ công tác thống kê, đánh giá và dự báo. Cung cấp các báo cáo thống kê, đánh giá liên quan đến hàng tồn kho cận hạn sử dụng, công nợ quá hạn, hiệu quả sản xuất, giá thành sản phẩm, chi phí thực chi so với ngân sách …Hỗ trợ kiểm soát truy tìm lịch sử nguồn gốc hàng hóa, lô hàng sản xuất và kể cả truy vết khi gặp những sự cố khiếu nại về chất lượng sản phẩm. 

Con người luôn là yếu tố tiên quyết quyết định sự thành bại của hệ thống. Tuy nhiên, một khi hệ thống đã được xây lên thì yếu tố phân quyền truy cập và chỉnh sửa dữ liệu cũng cần được tính đến để hạn chế tối đa sự lệ thuộc và vượt cấp của một cá nhân nào đó. 

Tóm lại, ERP là điều kiện cần để tăng hiệu quả doanh nghiệp theo dòng thời gian, và đủ là một cơ chế thúc đẩy tiến trình cải tiến mang tính liên tục. Dưới sự hỗ trợ của hệ thống ERP, hiệu suất làm việc của con người sẽ nhanh hơn và chuẩn xác hơn. Đương nhiên những mất mát về phương diện con người (bị buộc thôi việc hoặc tự thôi việc) là điều không thể tránh khỏi và những người còn ở lại sẽ tiếp tục cải tiến hệ thống, tiếp tục đóng góp và cống hiến …

NHQ