Nghệ thuật đàm phán

Trong kinh doanh, vai trò người tham gia đàm phán, thương lượng vô cùng quan trọng vì nó sẽ giúp cho doanh nghiệp có những hợp đồng và doanh thu duy trì hoạt động. Tuy nhiên nên chú ý một số vấn đề cần tránh khi tham gia đàm phán, thương lượng để cuộc đàm phán được thành công và đúng mục đích. 

Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác, đó là quá trình giao tiếp qua lại nhằm điều chỉnh hành vi để đạt được cái chung trong khi giữa ta và đối tác đều có những quyền lợi có thể chia sẻ hoặc bất đồng nhằm thống nhất quan điểm và tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài.

Trên thế giới, mỗi quốc gia, mỗi dân tộc đều có những sắc thái ngôn ngữ khác nhau do đặc điểm về địa lý,vùng miền, về sự phát triển lịch sử, tôn giáo, tín ngưỡng cũng như phong tục tập quán khác nhau. Dân tộc nào cũng có những cấm kỵ trong ngôn ngữ, nếu khéo léo sử dụng ngôn ngữ, nắm rõ các cấm kỵ là biểu hiện thành thục của một nhà đàm phán giỏi và cũng là điều kiện quyết định sự thành công. Do vậy, ở quốc gia nào thì phải chú ý đến phong tục tập quán của quốc gia đó. Khi đàm phán cần tránh chạm vào những điều kiêng kỵ. Mỗi địa phương đều có nét đặc trưng riêng về văn hóa và chuẩn mực sống. Trước khi đàm phán cần chuẩn bị đầy đủ mọi thứ và không được tùy tiện hủy bỏ cam đoan, cần lắng nghe nhiều, nhìn nhiều, hiểu nhiều để có những tác động phù hợp đến đàm phán, thương lượng tránh đối diện với điều khó giải quyết, bế tắc. Khi đưa ra ý kiến phản đối thì nên suy nghĩ cẩn thận, phân tích kỹ càng, cần thiết thì gợi ý cho đối phương nói ra mục tiêu của họ, tránh làm mất mặt đối phương và làm cho đàm phán đi vào bế tắc.

Cuộc đàm phán nếu không có kế hoạch cụ thể định trước sẽ không đem lại kết quả như mong đợi. Nếu có nhiều nội dung, lĩnh vực đàm phán thì phải biết phân loại, sắp xếp trước để tránh lẫn lộn khi trao đổi.

Nếu không thông báo trước nội dung đàm phán khi thỏa thuận lịch làm việc với đối tác thì điều này có thể làm cho buổi đàm phán, thương thuyết thất bại và nhiều khi lại thất bại với lý do đáng buồn như nhầm nội dung hay phía công ty đối tác cử nhầm người tham dự vì không rõ nội dung đàm phán về vấn đề gì. Khi đối tác nói quá nhiều thì bạn nên chủ động, khéo léo cắt ngang hay đổi hướng bằng những câu hỏi hợp lý để cùng nhau quay về nội dung chính. Có nhiều trường hợp đối tác lợi dụng gặp gỡ đàm phán để quảng cáo, rao bán một mặt hàng hoàn toàn khác nội dung đề ra ban đầu.

Ðưa hết tất cả thông tin, lý lẽ trình bày thuyết phục ra ngay từ đầu buổi đàm phán thì sẽ không hiệu quả. Hãy sử dụng lần lượt các thông tin, lý lẽ thuyết phục cho từng nội dung hay từng thắc mắc tìm hiểu của đối tác. Nên nhớ rằng đối tác cần có thời gian để tiếp nhận các thông tin trước khi bị thuyết phục để đi đến thống nhất trong đàm phán.

Không chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi đàm phán thì điều này đã hạn chế rất nhiều phạm vi đàm phán khi không thể có những linh hoạt nhân nhượng trong chừng mực có thể. Và như thế, không chỉ gây thất bại cho lần đàm phán này mà còn tạo ra định kiến và báo trước thất bại cho cả những lần đàm phán sau.

Người đàm phán giỏi sẽ không tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt mình là người thể hiện tinh thần học hỏi và biết lắng nghe. Không nên có những lời lẽ, cử chỉ mang tính áp đặt gây mất cảm tình, khó chịu cho đối tác.

Kỹ năng đàm phán không chỉ là phần lý thuyết suông đem ra áp dụng mà đôi khi đó là cả một nghệ thuật mang tính nhân văn sâu sắc. Trong sách Tôn Tử Binh Pháp đời Xuân Thu (Trung Quốc) có câu: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng” là vậy! 

Thanh Hà