KPI chỉ số đo lường hiệu quả công việc

KPI (Key Performance Indicator) nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. Để thực hiện KPI, công ty cần xây dựng một hệ thống các mục tiêu từ cao xuống thấp theo phương pháp MBO (Management By Object) quản lý theo mục tiêu, là một tiến trình hoạt động dựa trên mục tiêu, trong đó nhà quản trị và nhân viên đều thống nhất về những mục tiêu chung và hiểu rõ vai trò của từng mục tiêu đó. Tuy nhiên, có những công việc gặp khó khăn trong việc thiết lập các mục tiêu, khi đó người ta sẽ xây dựng các chuẩn cho quá trình gọi là phương pháp quản lý theo quá trình MBP (Management By Process) các chuẩn đó cũng là các KPI. 

Vì vậy, KPI cũng có những ưu điểm và nhược điểm khi được doanh nghiệp sử dụng, cụ thể như sau:

* Những lợi ích khi sử dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc 

• Nó có thể cho thấy thành quả hiện thời của một mục đích hoặc một mục tiêu chiến lược một cách rất nhanh.

• Các quyết định có thể được thực hiện nhanh hơn khi có những đo lường nhận thấy được và chính xác đi kèm theo.

• Có thể giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của công ty hoặc phòng ban hoặc tại một bộ phận nào đó.

• Một đội nhóm có thể làm việc chung với nhau theo những mục đích đo lường được.

• Đưa ra các chỉ tiêu có thể đo lường được nên việc đánh giá thực hiện công việc sẽ cụ thể hơn và dễ thực hiện hơn mà ít có những kiến nghị, bất đồng, hoài nghi trong tổ chức cũng như tạo động lực phấn đấu cho nhân viên, đặc biệt là các nhân viên giỏi.

* Những nhược điểm khi sử dụng KPI 

• Nếu các chỉ số KPI xây dựng không đạt được tiêu chí SMART thì nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống đánh giá thực hiện công việc mà còn gây hậu quả xấu cho hệ thống quản trị của tổ chức nói chung.

• Nếu mục tiêu không đạt được tiêu chí Specific (cụ thể) thì người lao động không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn.

• Các chỉ số không đạt tiêu chí Measuarable (đo lường được), như vậy, không còn ý nghĩa đo lường kết quả thực hiện công việc.

• Các chỉ số KPI không đạt được tiêu chí Achievable (có thể đạt được) và Realistics (thực tế), như vậy, xây dựng mục tiêu quá xa vời so với thực tế, nhân viên không thể đạt được mục tiêu dù đã cố gắng hết mình, điều này dẫn đến tâm lý thất vọng, chán nản và không muốn làm việc.

• Các chỉ số KPI không có hạn định cụ thể: người lao động không biết công việc này phải làm trong thời gian bao lâu hay khi nào phải hoàn thành. Điều này gây khó khăn rất lớn cho người lao động trong quá trình thực hiện công việc.

• Khi sử dụng các tiêu chí KPI làm mục tiêu thì phải thay đổi theo mục tiêu của tổ chức, nó không có hiệu quả cao nếu được sử dụng theo thời gian dài.

Thực tiễn trong những năm qua, Công ty New Toyo (Việt Nam) đã duy trì và cải tiến việc thiết lập KPI cho từng cấp lãnh đạo (Ban TGĐ, Ban Giám đốc và các quản lý cấp thấp) thông qua các mục tiêu chất lượng tổng thể của công ty và các mục tiêu chi tiết của các phòng ban được xây dựng theo phương pháp SMART và tự chủ đăng ký các chỉ tiêu trong từng lãnh vực chuyên môn và tác nghiệp của từng bộ phận và cá nhân. Kết quả đạt được từ việc áp dụng KPI rõ ràng đã giúp cho Ban TGĐ và Ban Giám đốc xác định được “Chất” và “Lượng” các công việc được giao phó trên cơ sở tỷ lệ hoàn thành các mục tiêu được đề ra và cũng từ đó công ty thực đã từng bước hoàn thiện hiện chế độ khen thưởng kịp thời thời và dem lại hiệu quả cao cho việc quản trị nhân sự tại công ty New Toyo (Việt Nam). Năm 2015, Ban TGĐ và Ban Giám đốc thực hiện thiết lập KPI cho từng công nhân và nhân viên trên cơ sở mỗi cá nhân đăng ký các chỉ tiêu dựa trên các tiêu chí cơ bản: Năng suất, Chất lượng, Hiệu quả và An toàn trong từng tác nghiệp liên quan.

Thanh Tùy