Văn hóa phản hồi

Người này nhiều năm liền giữ chức vụ Giám đốc tài chánh trong công ty chuyên sản xuất giấy vệ sinh cao cấp đứng nhất nhì tại thị trường Việt Nam. Thế nhưng mỗi khi có dịp tiếp xúc, trò chuyện với các nhân sự cấp cao trong ban điều hành của công ty, tôi lại nghe nhiều lời ca thán về cách hành xử kỳ quái và lạ lẫm của người này. 

Trong vai trò người nắm kỹ thuật coach, tôi tìm hiểu nguyên nhân hiện tượng cá biệt này, và biết được gốc rễ những tiếng đồn ấy xuất phát từ cách hành xử. Các biểu hiện của người này:

1/ Không trả lời email cho bất kỳ một người nào ngoại trừ ông chủ.
2/ Không tham gia bất kỳ cuộc họp nội chánh nào khi vắng mặt ông chủ.
3/ Chỉ trao đổi với người khác khi được ông chủ yêu cầu, và nói một cách rập khuôn như người máy.

Tệ hơn, cách hành xử này trở thành “văn hóa” của cả phòng kế toán tài vụ khi tương tác với những phòng ban khác, thậm chí sự phàn nàn cũng đến từ phía các đối tác của công ty là nhà cung cấp, nhà thầu phụ, bởi việc thanh toán công nợ luôn luôn bị trì hoãn mà không hề có lời khất nợ hoặc thông báo lý do chậm trả bằng email hoặc cuộc gọi từ người có trách nhiệm - người cầm chịch việc cân đối tài chánh doanh nghiệp. Nếu không im lặng thì lời giải thích cũng là chỉ trích, quy trách nhiệm về phòng ban hoặc người khác…

Tóm lại là, văn hóa phản hồi chưa được coi trọng và vì vậy cũng không được chú trọng xây dựng. Sự dửng dưng trước những thông tin được gửi đến sẽ làm trì trệ và ách tắc công việc, có thể phá vỡ môi quan hệ giữa con người với nhau và làm xấu hình ảnh của tổ chức.

Trở lại vai trò của nhân vật trong câu chuyện trên, thiết nghĩ, bất kỳ một tổ chức nào cũng đều cần có một vị giám đốc tài chánh có tâm (hành xử có văn hóa và đạo đức nghề nghiệp) và có thật tài (làm việc chuyên nghiệp và có khả năng tương tác tốt với người khác). Người giữ tay hòm chìa khóa này sẽ là cánh tay đắc lực cho ông chủ hay giám đốc điều hành nếu biết cách hành xử đúng mực, tức biết tôn trọng người khác, và chuyên nghiệp. Các số liệu thống kê phản ánh hoạt động của doanh nghiệp cần được hạch toán đúng luật, đúng phương pháp tài chánh kế toán; các báo cáo thống kê và phân tích cần nộp đúng hạn định; các chỉ số sức khỏe doanh nghiệp như ROI, ROA, ROS, vòng quay hàng tồn kho, công nợ phải thu phải trả cần được lập kế hoạch, bút toán, giám sát và triển khai một cách chặt chẽ có hệ thống. Hơn nữa các chỉ số đo lường tình trạng các hoạt động cần được chia sẻ với các giám đốc chức năng khác để mỗi người một vai trò cùng góp phần cải thiện chỉ số hoạt động và sức khỏe doanh nghiệp.

Vậy, chúng ta nên hiểu và định nghĩa như thế nào về văn hóa phản hồi?

Theo suy nghĩ của cá nhân tôi, văn hóa phản hồi chính là sự tôn trọng, sự lễ phép, sự lịch thiệp trong việc trả lời những thông tin mà người khác yêu cầu, sao cho đúng trọng tâm của vấn đề và đúng vai trò trách nhiệm cá nhân với sự việc và con người trong từng hoàn cảnh. 

Tại sao chúng ta cần chú trọng và xây dựng văn hóa phản hồi?

Thông tin liên lạc chính là cầu nối để xây dựng và củng cố mạng lưới quan hệ xã hội. Nó thể hiện được phần nào tính cách, phẩm chất, năng lực và khả năng làm việc của người đó. Hơn nữa, một khi văn hóa phản hồi được xây dựng thì hiệu năng làm việc của mọi người sẽ được bồi đắp và tâm trạng làm việc sẽ thoải mái và đạt hiệu suất công việc cao.

Chúng ta đã và đang sống trong thế giới tương thuộc chứ không phụ thuộc như những thập niên trước nữa. Trong bối cảnh đó, mỗi tổ chức - từ gia đình, công sở đến công xưởng - đều cần một người có uy tín đủ sức gây ảnh hưởng tốt đến những người khác khơi mào và xây dựng nếp văn hóa phản hồi. Những biểu hiện như im lặng, chậm trả lời, trả lời không đúng trọng tâm hoặc trả lời theo kiểu “pháo kích” gây tổn thương hoặc làm người khác mất tinh thần cần được ngăn chặn, chấn chỉnh và uốn nắn kịp thời. 

“Nếu như tưởng tượng rằng những gì chúng ta biết là một hình tròn thì những gì ngoài vòng tròn đó thật lớn biết bao”. (Albert Einstein)

NHQ