Môi trường làm việc từ văn hóa 5S

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn. Trong nghiên cứu người ta đã chỉ ra rằng 80% những sai sót của người lao động là do sự thiếu tập trung, đặc biệt là ở những công việc có tính lập đi lập lại. Xây dựng một thói quen tốt là cách ta ngăn chặn cái sai do thiếu tập trung gây ra. Do đó, bản chất của 5S là một quá trình uốn nắn thói quen cho người lao động và cũng là điều kiện ràng buộc để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn và đem lại niềm tin cho khách hàng. 

5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật: 
S1 -  SERI (Sàng lọc) Là sàng lọc những cái không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng.
S2 -  SEITON (Sắp xếp) Là sắp xếp mọi thứ ngăn nắp trật tự đúng chỗ của nó để có thể tiện lợi khi sử dụng.
S3 - SEISO (Sạch sẽ) Là vệ sịnh xung quanh khu vực làm việc để không còn rác, bụi bẩn trên nền nhà, máy móc và thiết bị. 
S4 - SEIKETSU (Săn sóc) Là luôn săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seri, Seiton và Seiso. 
S5 - SHITSUKE (Sẵn sàng) Là tạo cho mọi người thói quen tự giác làm việc tốt và luôn tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc.

Một đặc điểm tính cách chung của người Việt Nam là tính tiết kiệm và giữ gìn và điều này vô tình được áp dụng váo cả công việc là “ giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết và không cần thiết”.  Kết quả là có trong tay cả kho những thứ không sử dụng được.
Tại sao không sử dụng được?

1. Thứ nhất:  không ngăn nắp: Vì quá nhiều vật dụng cất giữ lộn xộn, không biết mình đang có cái gì, khi cần tìm không biết đâu mà tìm, và vẫn phải đi mua dù đang có sẵn. Như vậy, vừa tốn phí bảo quản, vừa không có tác dụng.
2. Thứ hai: không chọn lọc, chuẩn bị: Giữ lại cả thứ sử dụng được và không sử dụng được, thứ sử dụng được thì không sẵn sàng sử dụng, cất giữ lộn xộn làm mất thời gian tìm kiếm.

Trong suốt thời gian qua, Ban Tổng giám đốc và Ban giám đốc công ty NTVN và NTFP  luôn tìm cách tạo cho người công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình. Ví dụ, trong phân xường, người quản lý sẽ cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân đây là “công việc của tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi”. Từ đó người lao động sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc “chiếc máy của mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất. Ngoài ra, NTVN và NTFP cũng đã và đang áp dụng 5S vào công tác nhân sự; sàng lọc đội ngũ nhân viên để lựa chọn nhân tài; sắp xếp lại bộ máy để nâng cao tính hiệu quả; vệ sinh tức là cải thiện bầu không khí trong cơ quan trở nên thân thiện, cởi mở, đoàn kết hơn, v.v... cho nên 5S chính là nền tảng của năng suất và chất lượng

Thực tế tại công ty NTVN và NTFP, các người quản lý trực tiếp đã nhận thức và tiếp thu ý nghĩa quan trọng của chương trình 5S và đẩy nó lên thành một phong trào rộng rãi đến từng công nhân viên.  Chương trình 5S đã đem lại sự thay đổi kỳ diệu cũng như đi vào đời sống, môi trường làm việc , tạo ra nét đẹp văn hóa của công ty chúng tôi và có thể nói rằng từ các hoạt động 5S tại NTVN và NTFP đã góp phần nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc của chính mình chứ không suy nghĩ một cách tiêu cực “Cha chung không ai khóc”, … như trước đây.

Thanh Tùy