Kỹ năng giao tiếp và phản hồi trong công việc

Giao tiếp trong doanh nghiệp là việc chuyển thông điệp, thông tin từ người gửi đến người nhận qua phương tiện truyền thông phù hợp để có hành động như mong muốn. Tuy nhiên chuyển thông tin sai lệch, diễn giải không tốt có thể gây cho người khác hiểu nhầm hoặc hiểu sai lệch các thông tin, từ đó dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Hiểu được tầm quan trọng của giao tiếp trong công việc và đời sống, tháng 3 vừa qua New Toyo (Việt Nam) tổ chức chương trình đào tạo “NÂNG CAO NĂNG LỰC GIAO TIẾP” của Viện Phát Triển Quản Trị & Công Nghệ (IMT) cho tập thể nhân viên. Chương trình đào tạo được chia ra nhiều buổi với các chủ đề khác nhau, nhằm để mọi người nắm rõ các kỹ năng cần thiết, phát huy những mặt tích cực vốn có và khắc phục những mặt yếu kém.

Kỹ năng giao tiếp & phản hồi trong công việc là chủ đề được mọi người quan tâm nhiều nhất hiện nay. Tất cả các hoạt động vận hành đều dựa vào quá trình giao tiếp được thể hiện qua nhiều hình thức khác nhau như chia sẻ thông tin trong tổ chức, bộ phận, các cuộc họp báo cáo kết quả kinh doanh hay giải quyết các vấn đề phát sinh trong sản xuất. Có thể thấy vấn đề giao tiếp trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng giữa mọi người trong công ty và các mối quan hệ hợp tác kinh doanh.

Dựa vào từng đối tượng chia giao tiếp thành hai nhóm: giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp và giao tiếp ngoài doanh nghiệp.

Giao tiếp nội bộ là hình thức trao đổi thông tin giữa cấp trên, quản lý với cấp dưới, giữa các đồng nghiệp với đồng nghiệp thông qua điện thoại, thư điện tử, văn bản hay các cuộc họp…Khi giao tiếp với cấp trên, quản lý, bạn phải thể hiện sự tôn trọng, tự tin thông qua tác phong cũng như lời nói, thông tin chính xác, rõ ràng và trách nhiệm trước những thông tin mà bạn đưa ra, cần chọn lọc ngôn ngữ, tránh sử dụng ngôn ngữ dài dòng, không đúng chủ đề. Phải luôn biết kiềm chế cảm xúc, lắng nghe thật kỹ. Để giao tiếp có hiệu quả bạn nên chọn lọc thời điểm, không gian, môi trường thích hợp. Ngoài ra bạn cần linh động trong mọi hình thức giao tiếp để đảm bảo hiệu suất công việc. Nếu cần nên đính kèm theo những chứng từ liên quan đến vấn đề mà bạn trao đổi.

Bên cạnh đó, một doanh nghiệp nhận được sự hài lòng, tin cậy và gắn bó lâu dài của khách hàng ngoài sản phẩm doanh nghiệp mang đến, còn có kỹ năng giao tiếp với khách hàng. Giao tiếp ngoài doanh nghiệp hay giao tiếp với khách hàng tốt không chỉ giúp bạn thu hút, giữ chân khách hàng mà còn giúp bạn mở rộng thị trường, khách hàng giới thiệu khách hàng. Khi giao tiếp với khách hàng, bạn phải dùng từ ngữ rõ ràng, thuyết phục và giúp khách hàng tập trung vào nội dung tạo hiệu ứng phản hồi trong cuộc giao tiếp, đáp ứng nhu cầu và uy tín trong mắt khách hàng. Bên cạnh đó, bạn cần cân bằng, điều chỉnh cảm xúc, phong cách giao tiếp của mình cho phù hợp với đối tượng và môi trường. Hãy luôn chủ động phản hồi cho khách hàng về tiến độ, giải quyết vấn đề nhanh nhằm thể hiện sự chuyên nghiệp và giữ được tương tác, duy trì mối quan hệ. Ngoài ra, sự kiên nhẫn là yếu tố quyết định thành công trong giao tiếp, kiên nhẫn lắng nghe, kiên nhẫn chờ đợi, kiên nhẫn tìm cách để khách hàng thấy được sự nhiệt tình, trách nhiệm của bạn. Từ đó, tạo sự uy tín và hài lòng hợp tác lâu dài

Kỹ năng giao tiếp và phản hồi trong công việc luôn cần có thời gian trao dồi, quá trình rèn luyện và vận dụng vào công việc cũng như đời sống.

                                                                                                                                                                                                            Hoàng Oanh