Nhận diện và loại bỏ những lãng phí trong doanh nghiệp

Bất kỳ một đơn vị nào khi sản xuất, kinh doanh nào đều hướng tới lợi nhuận. Lợi nhuận là mục tiêu để hoạt động và tồn tại của mỗi doanh nghiệp. Lợi nhuận của doanh nghiệp gắn liền với chi phí sản xuất, chất lượng sản phẩm, doanh thu, khách hàng … Ai cũng biết rằng để tăng lợi nhuận thì ngoài việc tăng doanh thu, tăng sản lượng hàng bán được cần phải giảm chi phí trong quá trình sản xuất, kinh doanh của đơn vị. Giảm chi phí cho quá trình sản xuất, quá trình hoạt động là mong muốn của hầu hết các đơn vị. Tuy nhiên làm thế nào để giảm chi phí mà không làm giảm năng suất, chất lượng và hiệu quả hoạt động?

Để giảm được chi phí thì trước hết phải nhận biết được tại đơn vị mình có những loại chi phí nào. Chi phí nào tạo ra giá trị, chi phí nào không tạo ra giá trị cho mình. Các chi phí tại các đơn vị có thể chia thành hai loại là chi phí chất lượng và chi phí không chất lượng. Chi phí chất lượng là các chi phí góp phần tạo ra giá trị cho đơn vị (gồm các chi phí cho nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, nhân công cho sản xuất, chi phí cho sự phòng ngừa sai sót, chi phí kiểm tra quá trình…), còn chi phí không chất lượng là các chi phí không tạo ra giá trị cho tổ chức (gồm các chi phí như chi phí làm lại, phế liệu, chi phí do dừng máy, tai nạn, chi phí giải quyết khiếu nại, xử lý sản phẩm không phù hợp, sản phẩm bị khách hàng trả về…).

Các chi phí không chất lượng khiến cho doanh nghiệp bị giảm lợi nhuận, đẩy giá thành sản phẩm lên cao và gây thất thoát cho doanh nghiệp. Những chi phí không chất lượng còn được tạo ra từ các lãng phí trong sản xuất như: 1. Sản xuất dư thừa; 2. Sai lỗi hay khuyết tật; 3. Tồn kho quá mức cần thiết về nguyên vật liệu; bán thành phẩm và thành phẩm; 4. Di chuyển nguyên vật liệu không tạo ra giá trị tăng thêm cho sản phẩm; 5. Chờ đợi bởi sự tắc nghẽn hay luồng sản xuất trong xưởng thiếu hiệu quả; 6. Thao tác các chuyển động không gắn liền với việc tạo ra sản phẩm; 7. Sửa sai hay gia công lại do không được làm đúng ngay từ đầu; 8. Gia công thừa những điểm trên sản phẩm mà khách hàng không yêu cầu và không quan tâm; 9. Kiến thức rời rạc do hiếu những thông tin không chính xác, thường gây ra phế phẩm và tắc nghẽn luồng sản xuất. 

Để thực hiện được việc hạn chế tối đa các loại lãng phí nêu trên, công ty New Toyo (Việt Nam) đang áp dụng và duy trì các hệ thống quản lý, công cụ cải tiến năng suất chất lượng như ISO 9001, công cụ 5S…. Trong đó, công cụ quản lý trực quan 5S góp phần nâng cao ý thức và tinh thần trách nhiệm chung của CNV, đồng thời giúp cho công ty quản lý khu vực sản xuất, làm việc của mình luôn sạch sẽ, đồ dùng, dụng cụ, các vật liên quan đến sản xuất được sắp xếp hợp lý (dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra) và thuận lợi cho quá trình sản xuất giúp giảm lãng phí cho doanh nghiệp.

Ngoài việc áp dụng công cụ 5S, công ty cũng quản lý bằng công cụ cân bằng chuyền, đây là công cụ nhằm quản lý quá trình thông qua việc phân công nhiệm vụ cụ thể của các giám sát chuyền, giám sát sản xuất tại mỗi công đoạn và được kết nối với nhau bởi một chuỗi cung ứng từ việc cung ứng nguyên vật liệu, yêu cầu sản xuất và tạo ra sản phẩm giao cho khách hàng. Thực hiện cân bằng chuyền giúp giảm thiểu tồn kho trung gian, giảm thiểu biến động khối lượng công việc, giảm thiểu thời gian nhàn rỗi tại mỗi công đoạn, cải thiện hiệu quả chuyền, cân đối nhân lực hợp lý để giảm chi phí cho công ty.

Song song đó, sau khi được sự hướng dẫn của chuyên gia quản lý ERM (Enterprise Risk Management - Quản lý rủi ro trong doanh nghiệp) của tập đoàn, Ban Tổng giám đốc và các Giám đốc chức năng NTVN cũng đã thiết lập một quy trình quản lý rủi ro như: rủi ro chiến lược, rủi ro hoạt động SXKD, rủi ro tài chính, rủi ro pháp luật, rủi ro quản lý tri thức, rủi ro thông tin, rủi ro thiên tai, hỏa hoạn…để áp dụng nhằm nhận diện và đề ra các giải pháp phòng ngừa về những sự vụ có khả năng xảy ra ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời cho phép công ty đưa ra mức độ đảm bảo trong việc đạt được các mục tiêu chất lượng của công ty.

Thanh Tùy