Đặt câu hỏi để tìm đáp án là cả nghệ thuật

Trong công tác quản trị, việc mà người quản lý muốn người nhân viên thực hiện được mục tiêu đặt ra là làm sao tạo một ảnh hưởng nhất định đến người nhân viên đó. Trong quá trình, thực hiện mục tiêu, cả hai bên đều cần đến sự hỗ trợ tương quan chứ không phải là dùng quyền lực để áp đặt một chiều khiến cho nhân viên cảm thấy bị áp lực rồi trở nên chây ỳ trong công việc, thiếu năng lượng hoạt động.

Và để thoát khỏi cách đánh giá năng lực thật sự của nhân viên một cách chủ quan thì người quản lý cần phải tự suy nghĩ để đặt ra những câu hỏi rồi cùng nhau chia sẻ những ý tưởng trong công việc kể cả việc tìm tới những giải pháp thích hợp nhằm dung hòa quyền và lợi ích đôi bên. 

Brian Tracy (1944) – một tác giả sinh trưởng ở Vancouver, Canada thì ngoài viết sách và diễn giả các buổi thuyết trình, thảo luận về khả năng lãnh đạo, bán hàng, quản lý hữu hiệu và chiến lược kinh doanh đã từng nói: “Chất xúc tác chủ yếu của tư duy sáng tạo là đặt câu hỏi đúng trọng tâm”. 

Những câu hỏi đi thẳng vào cốt lõi của vấn đề nhằm tạo ra một cách nhìn mới trong nhận thức, như vậy người quản lý muốn trở thành người lãnh đạo thành công phải biết chia sẻ kinh nghiệm, bí quyết với những người muốn có cơ hội học hỏi và ngược lại phải biết tiếp thu những ý kiến phản hồi từ những người giàu kiến thức kinh nghiệm để tự đúc kết giá trị sống cho mình ngày một hoàn thiện hơn. 

Việc hỏi rất quan trọng bởi trong đó bao hàm cả tính nhẫn nại và thuyết phục, thậm chí lắng nghe để điều chỉnh câu hỏi cho phù hợp với thực tế và vì người đối diện là muôn vẻ thì ta chỉ có thể nhận được câu trả lời hay khi biết đặt câu hỏi hay và đúng thời điểm. Với nhân viên tôi thường động viên bằng những câu hỏi về năng lực: 

-“Tôi tin tưởng khi giao công việc này cho bạn”
- “Khả năng của bạn chắc chắn sẽ hoàn thành tốt công việc này đúng hạn có phải không? Bạn có thắc mắc gì cần giải thích thêm không?”
- “Tôi muốn nghe ý kiến xử lý của bạn về vấn đề này như thế nào?”
- “Không có gì ngạc nhiên khi bạn làm tốt việc này trước thời hạn”
- “Bạn không thể không làm được và còn làm tốt, đúng không?”…

Và về thái độ: 

 “Bạn đã là một tiền lệ tốt cho mọi người khi vui vẻ nhận công việc này”.
- “Làm việc như bạn là động lực cho những người khác, hãy cố gắng thêm nhé!”.
- “Tôi đã quan sát cách bạn làm việc, nó chưa tốt lắm nên hãy làm tốt hơn vì năng lực của bạn dư sức làm điều này mà không cần tới sự hỗ trợ của người khác, đúng không?”
- “Bạn làm chưa đạt yêu cầu nhưng tôi tin lần sau bạn sẽ làm tốt hơn” .v.v.

Trong phòng Tổng hợp HCNS thường xuyên tiếp xúc với nhiều đối tượng “khách hàng” cả nội bộ lẫn bên ngoài, không chỉ phải trả lời những câu hỏi mà phải luôn biết đặt những câu hỏi ngược lại để nhận được câu trả lời mà kết quả là những mối quan hệ tốt đẹp sau này chứ không phải là những xung đột. 

Một công nhân đang bức xúc về chế độ phúc lợi nào đó thì sau khi giải thích rõ ràng về tiêu chí, quy định của luật áp dụng… thì cần hỏi người công nhân đó: 

- “Anh/chị đã thật sự thấy thỏa mãn với câu trả lời của tôi chưa, nếu còn thắc mắc gì về vấn đề này vui lòng cho biết để tôi có thể trình bày thêm?”
- “Anh/chị cần tìm hiểu kỹ nội dung phúc lợi vì được đăng công khai và không nên nghe những ai đó nói vì sẽ không thật đúng trước khi gặp chúng tôi…”

Những câu hỏi đó với mục đích giúp người công nhân khi bước ra khỏi phòng sẽ trong một tâm thế thoải mái và giải tỏa tâm lý khó chịu ban đầu.
Đúng như kết luận trong cuốn sách “Lãnh dạo giỏi hỏi câu hỏi hay” của John C. Maxwell: “Khi bạn học được nhiều hơn về nghệ thuật lãnh đạo và phát triển với vai trò là nhà lãnh đạo, bạn sẽ nhận ra rằng những câu hỏi không bao giờ có hồi kết” và như thế thời gian sẽ trôi qua đồng hành với những câu hỏi để từ đó khai thác được năng lực tiềm tàng của từng thành viên trong đội ngũ mà cùng nhau phát triển và cùng đạt mục tiêu đề ra.

Gia Tài