Quản trị thời 3T

Nhận thức được vai trò và trách nhiệm của doanh nghiệp mình trong việc đóng góp vào chuỗi cung ứng nội địa và xuất khẩu với các sản phẩm bao bì giấy nhôm và ly tô chén giấy, ngay từ giữa tháng 6/2021, Công ty New Toyo đã bắt tay vào xây dựng phương án “vừa cách ly vừa sản xuất” theo phương châm 3 tại (3T) chỗ theo quyết định 2787/QĐ-BYT ngày 05/6/2021 nhằm đảm bảo mục tiêu kép - vừa chống dịch vừa phát triển kinh tế theo như chủ trương của UBND thành phố Hồ Chí Minh. Công ty đã nhận được sự đồng thuận 100% của gần 150 lao động tại khu công nghiệp trong  khu chế xuất Linh Trung II, thành phố Thủ Đức. 

Dự trù tình huống sẽ phải thay đổi hình thức làm việc, New Toyo đã nhanh chóng xây dựng và công khai chế độ, chính sách đãi ngộ cho người lao động gồm các đối tượng lưu trú tập trung, làm việc tại nhà hoặc không thể thỏa hai điều kiện trên. Từng bộ phận, từng cá nhân đều được truyền thông về phương án, để lập kế hoạch cho công việc chung, đồng thời sắp xếp công việc gia đình để sẵn sàng tham gia cách thức làm việc mới. Sau đó đi vào hoạch định SMART chi tiết các việc cần làm sao cho đảm bảo tính khả thi, đúng đắn, có thể đo lường và đúng mốc thời gian triển khai các đầu việc. 

Quản trị sự thay đổi là điều mà các nhà lãnh đạo và các cấp quản lý cần có nhận thức đủ (làm gì) và đúng (làm như thế nào). Trong bối cảnh hiện nay, phải làm sao vừa thực hiện đúng yêu cầu của cơ quan chức năng, song song với việc đáp ứng được nhu cầu hợp pháp và chính đáng của người lao động. Tình huống mới, sự vụ mới, yêu cầu mới phát sinh hằng giờ, đòi hỏi người điều hành phải hết sức năng động và linh hoạt để đưa ra những giải pháp, quyết định đảm bảo duy trì hoạt động trong tình trạng mới. 

1/ Sản xuất tại chỗ:

-   Lập bản thỏa thuận đồng ý lưu trú tập trung theo phương án vừa cách ly vừa sản xuất giữa đại diện người sử dụng lao động, công đoàn cơ sở và người lao động.
-   Xác định lực lượng tại chỗ và phương án hoán đổi hoặc trám chỗ khi bị thiếu lao động do bị cách ly tại địa phương. 
-   Bố trí lực lượng sản xuất cả 8 hoặc 12 tiếng/ngày tùy theo điều kiện đơn hàng và sự sẵn sàng của nguyên phụ liệu và lực lượng sản xuất. 
-   Lên phương án dự phòng thay đổi cấu trúc sản phẩm, cách thức đóng gói trong trường hợp hàng nhập khẩu hay chuỗi cung ứng nguyên phụ liệu đầu vào bị đứt gãy. 
-   Xây dựng quy trình kiểm tra sự lây nhiễm chéo của dịch bệnh.
-   Lập nhóm tương tác trên ứng dụng Zalo cho Ban điều hành và Đội phản ứng nhanh.

2/ Ăn uống tại chỗ: 

-   Dự trù ngân sách cho việc mua lương thực, thực phẩm chế biến 3 bữa ăn/ngày. Linh hoạt chấp nhận chi phí không có hóa đơn đầu vào.  
-  Lên thực đơn bữa sáng/trưa/chiều theo tiêu chí đủ thành phần (tinh bột, chất đạm và vitamin), đủ no và không lặp lại 2 ngày liên tục. 
-   Bổ sung hằng ngày: Nước uống sả chanh gừng, nước Kangen 8.5 PH, Vinamin C+D, ZinC (kẽm) và thức ăn nhẹ (mì, phở) cho người làm ca đêm. 

3/ Nghỉ ngơi tại chỗ:

-   Chuyển đổi công năng một số phòng để làm phòng ở, huy động và sắp xếp chỗ ở tại phòng làm việc, đảm bảo diện tích 5 m2/người và tách biệt phòng nam, nữ riêng. 
-   Sửa sang, lắp đặt thiết bị tại các công trình phụ đảm bảo khu vực tắm giặt, phơi đồ và vệ sinh cá nhân nam riêng, nữ riêng. 
-   Mua sắm vật dụng (chiếu ngủ), thiết bị (quạt điện) sinh hoạt đủ cho số người lưu trú. 
-   Xây dựng và phổ biến Nội quy lưu trú với giờ giấc và khu vực sinh hoạt được ấn định. Bảng nội quy lưu trú được dán ở các phòng lưu trú. Mỗi phòng có trưởng phòng là đầu mối thông tin giữa Ban Điều hành và anh em trong phòng.

Một ngày trước thời điểm địa bàn nơi Công ty trú đóng thực hiện quyết định cách ly y tế, khu lưu trú của Công ty đã sẵn sàng với gần 150 chỗ ở. Và sau khi tiến hành test kháng nguyên SARS-CoV-2 với kết quả 100% âm tính với virus Covid-19, trừ những người đang thực hiện lệnh phong tỏa cách ly y tế tại địa phương, tất cả công nhân viên New Toyo đã thực hiện “3 tại chỗ”. Sau đó, thực hiện đúng quy định của cơ quan chức năng, và trên hết là đảm bảo sự an toàn sức khỏe cho người lao động và hoạt động của Công ty, định kỳ hằng tuần New Toyo đều hợp đồng với đơn vị dịch vụ y tế để test nhanh kháng nguyên SARS-CoV-2 tại Công ty. Tất cả đều đúng kịch bản, từ các cấp quản lý đến nhân viên, không ai hay bộ phận nào không kịp xoay trở.

Ngoài việc chăm lo sức khỏe cho người lao động, tôi đặc biệt chú trọng đến khía cạnh quản trị cảm xúc con người và đối thoại trực tiếp khi cần. Với những thay đổi chưa từng có (phải sống và làm việc xa gia đình) mà phải thích nghi nhanh chóng, buồn chán là điều khó tránh; lại thêm hằng ngày phải tiếp nhận thông tin (trên internet) về tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp trên diện rộng nên càng lo sợ, hoang mang.  Thế nên, chúng tôi đã triển khai một số hình thức giải trí (không tụ tập) tại chỗ cho công nhân viên, hướng dẫn mọi người tải ứng dụng sách nói “Nghe luôn”, chơi các game lành mạnh như xây dựng nông trại, chăn nuôi, trồng trọt... Đưa âm nhạc vào đời sống của người lao động thông qua việc phát bài hát Ghen Cô Vy vào giờ ăn sáng nhắc nhở mọi người tuân thủ 5K, nhạc hòa tấu thư giãn vào giờ ăn trưa, chiều không chỉ góp phần làm dịu thần kinh, tâm trí mà còn chấn hưng tinh thần làm việc của mỗi người…

Đại dịch do SARS-CoV-2 gây ra đúng là một phép thử cam go cho các nhà lãnh đạo và nhà quản lý. Đây chính là lúc tài “ứng biến” - ứng phó linh hoạt với điều bất ngờ - được phát huy. Tuy nhiên, ứng phó linh hoạt không có nghĩa là tiện gì làm nấy. Để có thể ứng phó linh hoạt một cách hiệu quả cần một quá trình tích lũy kiến thức và rèn luyện kỹ năng về hoạch định, phán đoán, dự trù và lập kế hoạch. Có câu “không lập kế hoạch có nghĩa là đang lập kế hoạch cho sự thất bại”. Trong bối cảnh rất nhiều doanh nghiệp phải ngừng hoặc tạm ngưng hoạt động vì không trụ được hoặc vì không chuẩn bị cho sự thay đổi, New Toyo của chúng tôi vẫn duy trì hoạt động để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, giữ được công ăn việc làm cho gần 150 lao động, đó là nhờ sự chung tay, đồng lòng của cả tập thể, chủ động dự trù, lập kế hoạch để ứng biến bằng thái độ tích cực. Và sự chủ động đã được đền đáp.

Nhan Húc Quân